Dans le monde professionnel, la communication par e-mail est omniprésente. Ainsi, il convient de respecter certaines règles de politesse lors de la rédaction de ces messages électroniques.
Soigner l’objet et le champ destinataire de l’e-mail
Pour commencer, il faut soigner l’objet de l’e-mail. En effet, c’est souvent ce qui incite ou non à ouvrir le message. Il doit donc être clair, concis et explicite. Pour cela, il vaut mieux éviter les objets trop longs ou ambigus qui pourraient paraître peu sérieux ou désorganisés.
Choisir les destinataires
De même, il convient de bien choisir les destinataires du message. Lorsqu’on adresse un e-mail professionnel à plusieurs personnes, on peut distinguer les destinataires principaux (ceux à qui l’e-mail est directement adressé) et les destinataires en copie (ceux qui sont simplement informés). Il est préférable d’utiliser cette distinction pour éviter toute confusion ou malentendu quant à l’interlocuteur concerné.
Respecter les formules de politesse
Ensuite, il ne faut pas négliger les formules de politesse dans un e-mail professionnel. Que ce soit pour débuter ou terminer le message, celles-ci témoignent de notre respect et considération envers nos interlocuteurs.
La salutation initiale
La salutation initiale doit être adaptée au destinataire. Si le rapport est plutôt hiérarchique ou formel, il est préférable d’utiliser « Monsieur » ou « Madame », suivi du nom de famille. En revanche, si le ton peut être plus décontracté, on peut opter pour un simple « Bonjour » suivi du prénom.
La formule de clôture
Tout comme la salutation initiale, la formule de clôture varie en fonction du degré de formalité des relations entre les interlocuteurs. Voici quelques exemples :
- Sincèrement / Cordialement : ces termes sont utilisés lorsque les rapports sont neutres et impersonnels
- Bien à vous / Bien cordialement : ils témoignent d’une certaine proximité sans pour autant tomber dans la familiarité
- Amicalement / À bientôt : ces expressions sont réservées aux correspondances informelles et conviviales
Prêter attention à la mise en forme de l’e-mail
La mise en forme de l’e-mail joue également un rôle dans la perception que l’on a de son sérieux et de sa politesse. Pour cela, il est recommandé de suivre quelques règles simples.
Aérer le texte
Le message doit être structuré et aéré. Un e-mail bien organisé avec des paragraphes courts facilite la lecture et permet de mieux comprendre le propos. Il faut donc éviter les « pavés » de texte qui peuvent décourager le lecteur.
Majuscules et ponctuation
Les majuscules et la ponctuation sont également importantes. Il est préférable d’éviter d’écrire en majuscules, car cela peut donner l’impression de crier ou de manquer de respect à son interlocuteur. De même, il faut veiller à bien utiliser la ponctuation pour rendre le texte plus clair et éviter les ambiguïtés.
Prouver sa compétence avec un ton adéquat
Dans un e-mail professionnel, il est essentiel de montrer que l’on maîtrise son sujet et que l’on est compétent. Pour cela, on peut adopter un ton adapté qui témoigne de notre expertise.
Etre précis et concis
Dans ce contexte, privilégier la précision et la concision est une bonne stratégie. En allant droit au but et en fournissant des informations pertinentes, on démontre sa capacité à synthétiser et à être efficace dans sa communication.
Eviter le jargon excessif
Toutefois, cette volonté de se montrer compétent ne doit pas conduire à utiliser un jargon excessif qui rendrait le message incompréhensible. Il est donc important de trouver un équilibre entre les termes techniques nécessaires et le langage courant.
Faire preuve de diplomatie et de respect
Enfin, lorsqu’on rédige un e-mail professionnel, il est primordial de faire preuve de diplomatie et de respect envers ses interlocuteurs. Ceci est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit d’aborder des sujets sensibles ou de régler des conflits.
Choisir ses mots avec soin
Pour cela, il faut choisir ses mots avec soin et éviter les termes agressifs ou péremptoires. Préférer des formules telles que « je pense que » ou « selon moi » plutôt que « vous avez tort » ou « c’est faux » permet de nuancer ses propos tout en restant poli.
Ne pas hésiter à relire et réfléchir avant d’envoyer
Il ne faut pas hésiter à relire son e-mail et à prendre le temps de réfléchir avant de l’envoyer. En effet, cela permet de repérer d’éventuelles maladresses ou formulations trop abruptes qui pourraient être mal interprétées par le destinataire.
En suivant ces règles de politesse pour la rédaction d’e-mails professionnels, on participe à créer un climat de confiance et de respect entre les collaborateurs. Ceci contribue non seulement au bon fonctionnement de l’entreprise, mais aussi à l’épanouissement personnel et professionnel de chacun.